Esthetic Med Institute SAS
Política de Tratamiento de Datos Personales
- Razón social: ESTHETIC MED INSTITUTE SAS
- NIT: 902102620
- Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
- Dirección: Kr 15 #124-91, Edificio Supercentro, Consultorio 201A
- Correo electrónico: estheticmedpallares@gmail.com
- Teléfono / WhatsApp: 315 995 8342
- Área responsable de protección de datos: Área administrativa
- Versión: 1.0 · Fecha de entrada en vigencia: 6 de octubre de 2026
1. Responsable del tratamiento
ESTHETIC MED INSTITUTE SAS, identificada con NIT 902102620, con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, y dirección en Kr 15 #124-91, Edificio Supercentro, Consultorio 201A, es responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de sus canales físicos y digitales, incluyendo su sitio web y formularios de solicitud de valoración.
Para efectos de consultas, solicitudes, reclamos y ejercicio de los derechos relacionados con los datos personales, el titular podrá comunicarse a:
- Correo electrónico: estheticmedpallares@gmail.com
- Teléfono / WhatsApp: 315 995 8342
- Dirección: Kr 15 #124-91, Edificio Supercentro, Consultorio 201A, Bogotá D.C.
2. Marco normativo
La presente Política se adopta de conformidad con la normativa colombiana aplicable al tratamiento de datos personales, especialmente:
- Constitución Política de Colombia, artículo 15.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013, incorporado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015.
- Decreto 1074 de 2015 y demás normas que modifiquen, adicionen o sustituyan las disposiciones aplicables.
3. Datos personales que podremos recolectar
A través del formulario de agendamiento del sitio web podremos solicitar únicamente la información necesaria para gestionar la solicitud del titular, incluyendo:
- Nombre y apellido.
- Número de teléfono o WhatsApp.
- Correo electrónico.
- Ciudad.
- Información relacionada con el interés o motivo general de la solicitud de valoración.
- Fecha y hora de la solicitud.
- Registro de la autorización otorgada para el tratamiento de datos personales.
- Versión de la política o autorización aceptada.
- Información técnica asociada a la solicitud, cuando corresponda, como dirección IP, fecha y hora, navegador o dispositivo, con fines de seguridad, trazabilidad y evidencia del consentimiento.
El formulario de agendamiento no está destinado a recopilar información clínica detallada. Por lo anterior, se solicita al titular no incluir en campos abiertos información relacionada con diagnósticos, enfermedades, medicamentos, antecedentes médicos, fotografías clínicas, información sexual o cualquier otro dato sensible de salud.
La información clínica que eventualmente resulte necesaria para la valoración será recolectada y tratada dentro del proceso de atención correspondiente y bajo las autorizaciones aplicables.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales recolectados a través del sitio web podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
- Gestionar solicitudes de valoración y contacto realizadas por el titular.
- Contactar al titular mediante teléfono, WhatsApp o correo electrónico para coordinar la valoración solicitada.
- Confirmar, modificar o gestionar solicitudes de atención.
- Atender preguntas, solicitudes o comunicaciones relacionadas con los servicios de Esthetic Med Institute.
- Mantener registros de las solicitudes realizadas a través del sitio web.
- Contar con evidencia de las autorizaciones otorgadas por los titulares.
- Prevenir, detectar y gestionar posibles situaciones de fraude, abuso o incidentes de seguridad.
- Cumplir obligaciones legales y atender requerimientos de autoridades competentes.
- Atender consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión o revocatoria de autorización.
- Ejercer o defender derechos en actuaciones administrativas o judiciales cuando resulte necesario.
Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las cuales fueron recolectados, salvo que exista una autorización adicional o una habilitación legal.
5. Tratamiento de datos sensibles
De acuerdo con la legislación colombiana, determinados datos tienen la calidad de datos sensibles, entre ellos aquellos relacionados con la salud, información biométrica y otros datos cuya utilización indebida pueda afectar la intimidad del titular. Esthetic Med Institute reconoce la especial protección que tienen este tipo de datos.
El formulario inicial de agendamiento no está diseñado para solicitar datos sensibles de salud. Cuando, dentro del proceso de valoración o atención médica, resulte necesario recolectar información de salud u otros datos sensibles, estos serán tratados de acuerdo con las normas aplicables y con las autorizaciones correspondientes.
Cuando sea legalmente necesario solicitar autorización para el tratamiento de datos sensibles, esta deberá ser previa, expresa e informada, y el titular será informado sobre el carácter facultativo de dicha autorización.
6. Autorización del titular
El tratamiento de los datos personales recolectados mediante el formulario de agendamiento se realizará con base en la autorización previa, expresa e informada otorgada por el titular, cuando esta sea requerida.
La autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos o electrónicos que permitan demostrar posteriormente que el titular otorgó su consentimiento. En el formulario de agendamiento, la autorización deberá otorgarse mediante una casilla de aceptación que no estará marcada previamente. El titular podrá consultar la presente Política antes de otorgar su autorización.
7. Derechos de los titulares
De conformidad con la normativa colombiana, el titular de los datos personales tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
- Solicitar la supresión de sus datos personales cuando sea procedente.
- Solicitar la revocatoria de la autorización cuando sea procedente.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que correspondan, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.
Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular o por sus causahabientes, representantes o apoderados, cuando corresponda.
8. Procedimiento para ejercer los derechos
El titular podrá presentar consultas o reclamos relacionados con sus datos personales mediante correo electrónico a estheticmedpallares@gmail.com. También podrá presentar su solicitud directamente en la dirección física del Responsable: Kr 15 #124-91, Edificio Supercentro, Consultorio 201A, Bogotá D.C.
La solicitud deberá permitir identificar al titular y deberá indicar claramente el derecho que desea ejercer y, cuando corresponda, los datos o información sobre los cuales realiza la solicitud.
Consultas
Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al titular el motivo de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.
Reclamos
Cuando el titular considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o cuando advierta un posible incumplimiento de las obligaciones relacionadas con la protección de datos personales, podrá presentar un reclamo.
El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al titular el motivo de la demora y la fecha en que será atendido, sin que esta pueda superar ocho (8) días hábiles adicionales.
Cuando el reclamo esté incompleto, se podrá requerir al titular para que subsane la información necesaria, de acuerdo con los términos establecidos en la legislación aplicable.
9. Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio
El titular podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) cuando considere que sus derechos relacionados con la protección de datos personales han sido vulnerados. De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular deberá haber agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, según corresponda.
10. Conservación de los datos personales
Los datos personales recolectados a través del formulario de agendamiento serán conservados por un período de hasta cinco (5) años contados desde la última interacción con el titular, salvo que exista una obligación legal, contractual o administrativa que requiera un período diferente, o mientras sean necesarios para atender solicitudes, reclamaciones, actuaciones administrativas o judiciales relacionadas con el tratamiento de los datos.
Una vez cumplido el período de conservación y siempre que no exista una obligación legal o una razón legítima para conservarlos, los datos serán eliminados, anonimizados o sometidos a mecanismos que impidan su utilización para las finalidades originales.
Este período no sustituye ni modifica los términos especiales de conservación que puedan aplicar a historias clínicas u otros registros sujetos a regulación específica.
11. Menores de edad
El formulario de solicitud de valoración disponible en el sitio web está dirigido a personas mayores de edad. En caso de requerirse la atención de un menor de edad, el proceso deberá realizarse con la intervención y autorización de su representante legal, de acuerdo con las normas aplicables y teniendo en cuenta el interés superior del menor.
Esthetic Med Institute no busca recopilar deliberadamente datos personales de menores de edad a través del formulario general de agendamiento.
12. Encargados y proveedores tecnológicos
Para la operación de sus canales digitales y la gestión de solicitudes, Esthetic Med Institute podrá utilizar proveedores tecnológicos que actúen por cuenta del Responsable y que requieran acceso o tratamiento de información personal para prestar servicios específicos.
Entre las herramientas tecnológicas utilizadas o que podrán utilizarse para la gestión del sitio web y las solicitudes se encuentran el servicio de alojamiento web Netlify, que recibe y transmite la información del formulario, y las herramientas de Google Workspace, como Google Sheets, Google Apps Script y servicios de correo electrónico.
Cuando corresponda, estos proveedores podrán realizar tratamiento o almacenamiento de información desde infraestructura ubicada fuera de Colombia.
Esthetic Med Institute procurará implementar las medidas contractuales, técnicas y organizativas correspondientes para proteger la información y utilizar proveedores que ofrezcan condiciones adecuadas de seguridad y confidencialidad.
13. Seguridad de la información
Esthetic Med Institute adoptará medidas técnicas, administrativas y organizativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, alteración, divulgación o uso indebido. El acceso a la información estará limitado a las personas que necesiten conocerla para cumplir las finalidades autorizadas o las obligaciones legales correspondientes.
14. Fotografías, imágenes y resultados
Las fotografías, imágenes de pacientes, registros audiovisuales y demás materiales que permitan identificar directa o indirectamente a una persona serán tratados de acuerdo con la legislación aplicable.
Las fotografías de antes y después, testimonios, imágenes clínicas o cualquier otro contenido utilizado con fines de comunicación, divulgación, publicidad o promoción de Esthetic Med Institute deberán contar con la autorización correspondiente del titular, de manera previa, expresa e informada, cuando sea requerida.
La autorización para la utilización o publicación de imágenes deberá manejarse de forma independiente de la autorización general para solicitar una valoración. Cuando corresponda, el titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización para usos futuros, sin perjuicio de los tratamientos que hayan sido realizados legítimamente antes de la revocatoria.
15. Comunicaciones comerciales y promocionales
La autorización otorgada para gestionar una solicitud de valoración no implica automáticamente autorización para el envío de publicidad o comunicaciones comerciales.
En caso de que Esthetic Med Institute desee enviar promociones, novedades, campañas o comunicaciones comerciales, podrá solicitar una autorización adicional, voluntaria y separada para dicha finalidad. La negativa a otorgar autorización para comunicaciones comerciales no impedirá la gestión de una solicitud de valoración.
16. Cookies y tecnologías de análisis
El sitio web podrá utilizar cookies y tecnologías similares necesarias para su funcionamiento, seguridad, medición y análisis del uso del sitio.
Cuando se implementen herramientas de analítica, publicidad o tecnologías similares que requieran autorización o información adicional al usuario, se proporcionarán los avisos y mecanismos de consentimiento correspondientes, de acuerdo con la normativa aplicable.
17. Modificaciones a la Política
Esthetic Med Institute podrá actualizar o modificar esta Política cuando sea necesario para reflejar cambios normativos, tecnológicos, operativos o relacionados con las finalidades del tratamiento. La versión actualizada será publicada a través de los canales correspondientes, indicando su fecha de entrada en vigencia.
Cuando una modificación implique cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento o en las condiciones de autorización, se adoptarán las medidas necesarias para informar a los titulares y obtener las autorizaciones que correspondan.
18. Vigencia
La presente Política entra en vigencia a partir del 6 de octubre de 2026 y permanecerá vigente mientras Esthetic Med Institute realice tratamiento de datos personales.